Eine Checkliste mit Tipps für das Personalgespräch? – Einen solchen Leitfaden wünschen sich viele (auch erfahrene Vorgesetzten) und veräußern damit den Wunsch, mit neu motivierten Angestellten und klar aufgestellten Zielvorstellungen in eine neue Arbeitsphase zu starten. Dabei muss klar gesagt werden, dass sich Chef und Arbeitnehmer gleichermaßen einbringen können, um das Gespräch zu einem glatten Erfolg verzeichnen zu können. Schauen wir uns gemeinsam an, wie sich der Weg zu diesen erfolgen gestaltet.

Wie wird etwas zum Ziel?

Etwas das antreibt, einen Reiz oder Anreiz auslöst, etwas, das ins Handeln bringt: Sind diese Kriterien nicht erfüllt, sind die zu erreichenden Ziele fremdgesteuert und fern der eigenen intrinsischen Motivation. „Fünf Prozent Umsatzwachstum“, das ist für manche Unternehmer ein gesundes Wachstum, klingt auf dem Papier für die Mitarbeiter jedoch nach einer sehr abstrakten Vorgabe. Werden Ziele wie dieses nur von außen an das Team herangetragen, bleibt die emotionale Beteiligung bei dem reinen Versuch, „5% mehr zu geben“. Keine erfolgsversprechende, bis ins Detail konkretisierte Zielvisierung, oder? Wir schauen uns an, was Ziele ausmacht und werfen einen Blick auf 7 smarte Tipps für das nächste Personalgespräch!

Tipps Personalgespräch #1: Vorbereitung

Damit Mitarbeitergespräche Leistungen und Chancen für beide Seiten festhalten, ist vor dem Treffen der beiden Gegenüber von Vorgesetzten und Mitarbeiter eine vorab festgelegte Strategie wegweisend. Beide Seiten treten mit Gedanken, vielleicht auch Vorbehalten aufeinander. Wichtig ist, den eigenen Standpunkt verständlich darlegen zu können. Die gute Nachricht: Darauf kann (und sollte) man sich fast immer vorbereiten.

Tipps Personalgespräch #2: Die Herausforderung von Zielen meistern

Die remote, gemeinsame Arbeit an Zielen erfordert hohe kommunikative Fähigkeiten. Hier Zeit zu investieren, zahlt sich definitiv aus: Denn die sonst lauernde Gefahr besteht darin, aneinander vorbeizuarbeiten und auf diesen Weg viel mehr Zeit zu verlieren. Damit die Kommunikation erfolgreich gelingt, liegt eine große Macht in den individuellen Mitarbeitergesprächen zwischen Chef und Angestellten. Indem beide ihre Meinung austauschen, Feedback teilen und Kritik wohlmeinend anbringen, wird die Qualität der beruflichen Leistungen beider reflektiert (dazu mehr in Tipp #4).

Die Wirkung des Mitarbeitergesprächs zeigt sich, wenn die Vereinbarungen auch wirklich eingehalten und umgesetzt werden. Ein Tipp: Ziele sollten so genau und konkret wie möglich formuliert werden (SMART-Methode – dazu gleich mehr), um Mehrwert und Sinn zu stiften: Je eindeutiger die Zielvorgabe, desto mehr Sicherheit geben Sie als Chef Ihren Angestellten bei der Umsetzung!

Tipps Personalgespräch #3: Ziele mit Wirkkraft

Damit ein Mitarbeitergespräch erfolgreich verläuft und mit konkreten Handlungsansätzen verlassen wird, sind klar formulierte Ziele wegweisend. Schon bei der Formulierung der Ziele sollten unbedingt klare Meilensteine und Zwischenziele festgelegt werden. Ein Feedbackgespräch im Laufe der Zielerfüllung hilft, alle Standpunkte und Erwartungen abzugleichen. Entscheiden ist, dass für die Mitarbeiter ein Sog entsteht.

Nehmen Sie die Mitarbeiter mit auf den Weg

Das Ziel muss die Leistung der Mitarbeiter klar definieren und das für Erfolg nötige Verhalten sachlich ansprechen. Eigene, persönliche Motivatoren sollten dabei unbedingt Teil des Gesprächs sein: Ansonsten flacht die Motivation ab, bevor das Ziel erreicht ist und Aufgaben verzögern sich im schlimmsten Fall um Wochen und Monate. Arbeitnehmer verfolgen Ziele am besten ab dem Zeitpunkt, an dem sie den Wert der Chance und des Ziels erkennen. Ihre Aufgabe als Chef und einer der wertvollsten Tipps für ein Personalgespräch: Machen Sie den Wert einer Aufgabe immer unmittelbar greifbar.

SMART-FORMEL für sichtbare Entwicklung

Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert: Das ist er, der Schlüssel für die Mitarbeitermotivation. Der Hintergrund ist simpel; Ziele müssen messbar sein oder alternativ messbar gemacht werden. Die transparente Messbarkeit von leistungsorientierten Zielen ist mit dieser Formel einfach möglich. Richtet sich eine zu setzende Zielstellung an die qualitative Steigerung einer Arbeit, zum Beispiel die „attraktive Neugestaltung einer Website“, setzen Sie während des Mitarbeitergesprächs Meilensteine, die das Gesamtziel am Ende umfassen. Zum Beispiel „Verbessern der Zugriffszahlen um 5%“, diese Angabe ist konkret messbar. Am Ende dieses Zieles steht ein klarer Erfolg und im besten Fall zusätzlich eine Belohnung – die Aufgabe wird also als Chance erkannt.

Überlegen Sie einmal, welche inhaltlichen Punkte in der Zusammenarbeit und auf dem Weg zum Ziel abgeglichen werden sollten, um maximale Erfolge zu erreichen. Als Arbeitgeber führen Sie die Vorbereitung und den Verlauf des Gesprächs, doch lassen Sie Feedback vom Gegenüber zu und achten Sie darauf, dass das Ziel einen substanziellen Beitrag zur Verwirklichung seiner Werte zulässt.

Das dynamische Modell der Zielvereinbarung

Im Mittelpunkt der Zielvereinbarung steht nicht der zu erreichende Endzustand, sondern die Leistung, die auf dem Weg dorthin erforderlich ist. Entscheidend ist, dass der Mitarbeiter für die ihm zugewiesenen Probleme Verantwortung übernimmt – diese als Herausforderung sieht, sie eigenständig umzusetzen. „Brennen, ohne auszubrennen“ ist auch hier das Motto und eine Einstellung, die sich auf Kollegen und auch auf Sie als Vorgesetzten auswirkt.

Tipps Personalgespräch #4: Zeigen Sie als Chef Haltung

Fehlt ausreichend Feedback während der Arbeit, können Mitarbeitergespräche mit Ängsten verbunden sein: Die Angestellten betreten mit der potenziellen Angst, ihren Job verlieren zu können, den Raum. Anstatt ein Mitarbeitergespräch zu delegieren, nehmen Sie sich diese Checkliste zur Hand, erstellen einen Leitfaden zum Ablauf des Gesprächs und vermeiden Sie unbedingt, einer anderen Führungskraft die Verantwortung für diesen Job wahrzunehmen. Direkte Vorgesetzten sollten diese Termine keinesfalls einem Stellvertreter überlassen. Statt abzusagen und gar kein persönliches Gespräch zustande kommenzulassen, erklären Sie die Situation und vereinbaren einen neuen Termin für das Mitarbeitergespräch, falls Sie kurzfristig ausfallen.

Tipps Personalgespräch #5: Die eigene Vorstellung des Mitarbeiters

Wenn es darum geht, den Mitarbeiter am Gesamtunternehmenserfolg teilhaben zu lassen, gilt Feinfühligkeit in Bezug auf dessen eigene Werte und Wünsche. Die Beurteilung, ob die eigenen Zielvorstellungen mit denen des Unternehmens übereinstimmen, liegt in den Händen des Mitarbeiters. Eine Unterstützung: Die gemeinsame Blickrichtung innerhalb eines Mitarbeitergesprächs abzugleichen, fördert das persönliche Wachstum des Mitarbeiters und stärkt die Zusammenarbeit, wenn die gemeinsame berufliche Zukunft in Augen beider Parteien in eine gemeinsame Richtung verläuft.

Damit Mitarbeiter langfristig auch zufrieden im Unternehmen sind und die Aufgaben mit Ehrgeiz und sogar mit Freude angehen, ist Feedback und der aktive Austausch von Meinung (auch in Form von Kritik) wirklich unerlässlich. Ein weiterer, kleinerer, aber goldener Tipp für das Personalgespräch: Vermeiden Sie, im Mitarbeitergespräch zu viele Baustellen gleichzeitig zu eröffnen. Fokussieren Sie sich auf die Lösung für eine folgende Herausforderung und gehen Probleme Schritt für Schritt, auf alle Punkte vorbereitet, an.

Tipps Personalgespräch #6: Geben Sie im Mitarbeitergespräch eine Antwort auf das „Warum“?

Stimmen die Zielvorstellungen von Unternehmen und Mitarbeiter nicht überein, entsteht eine Lücke. Um erfolgreich die Werte des Unternehmens nach außen zu tragen, müssen die Leistungen der Mitarbeiter mit den Erwartungen des Chefs übereinstimmen und jede Gelegenheit, die Motivation des Mitarbeiters neu zu entflammen, genutzt werden. Geben Chefs Ihren Mitarbeitern die Chance, sich für etwas zu qualifizieren, das den persönlichen Werten und Idealen entspricht, stiften Sie Identifikation und binden die Mitarbeiter emotional an das Unternehmen. Eine sichere Chance und ein Erfolg für beide Parteien.

Tipps Personalgespräch #7: Wann sich ein Blick nach Hinten lohnt

Die im Mitarbeitergespräch ausgehandelten Zielstellungen sind gesetzt, das Mitarbeitergespräch ist erfolgreich beendet. Was nun? Erfolgreich umgesetzte Herausforderungen oder Updates, die den Weg der Problemlösung abbilden, sind Indikatoren über den Erfolg des zurückliegenden Jahres. Treten größere Überraschungen zu dem Erreichten oder noch nicht Erreichten auf (beispielsweise, weil die gewählten Pfade in eine andere Richtung führten), ist das das sichere Zeichen, das zukünftig mehr Absprachen und Meilensteine nötig sind.

Gerade im hybriden Arbeiten oder den neuen Möglichkeiten des Home Offices ist die Erhöhung der Häufigkeit, in der Mitarbeitergespräche erfolgen, ein guter Weg, um ständig im Austausch zwischen Chef und Mitarbeiter zu bleiben. Ausreichend Tipps für das nächste Mitarbeitergespräch haben Sie jetzt an der Hand.